Cùng phân biệt ban tổ chức sự kiện và ban tổ chức chương trình nha!

Các hình thức tổ chức hội thảo phổ biến

Hiện nay, sự đa dạng trong các hình thức tổ chức hội thảo là một điều rất tích cực, cho phép các đơn vị tổ chức linh hoạt lựa chọn phương thức phù hợp nhất với mục đích và đối tượng khách mời của hội thảo. Dưới đây là một số hình thức tổ chức hội thảo phổ biến và linh hoạt:

Hội thảo khoa học là một sự kiện được tổ chức thường niên ở những cơ sở giáo dục cao, viện nghiên cứu phát triển, trung tâm công nghệ; và đặc biệt là các trường đại học lớn. Đây là cuộc họp giữa những người có chuyên môn và kinh nghiệm lâu năm. Nhằm chia sẻ, thảo luận, bàn bạc, đưa ra ý kiến chuyên sâu về một chủ đề nhất định.

Workshop là một buổi hội thảo để trao đổi kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm,… trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Workshop có thể được tổ chức để trao đổi các vấn đề về chuyên môn, nghiệp vụ, kiến thức hay đơn giản là trò chuyện để chia sẻ kinh nghiệm và những điều thú vị trong cuộc sống.

Hội thảo chuyên đề là một sự kiện được tổ chức nhằm mục đích tập trung vào một chủ đề cụ thể trong một lĩnh vực hoặc ngành nghề nào đó. Thường thì hội thảo này sẽ tập trung vào việc trao đổi thông tin, chia sẻ kiến thức, và thảo luận về các vấn đề, xu hướng, và phát triển mới trong lĩnh vực đó.

Hội thảo du học là một sự kiện được tổ chức nhằm cung cấp thông tin và tư vấn cho các sinh viên về các cơ hội du học ở các quốc gia khác nhau. Trong hội thảo này, các đại diện từ các trường đại học và tổ chức giáo dục sẽ cung cấp thông tin về các chương trình học, học phí, quy trình đăng ký, yêu cầu nhập học, và các thông tin liên quan khác.

Đây là hình thức hội thảo tập trung vào chia sẻ kiến thức chuyên sâu trong một ngành nghề cụ thể. Người tham dự khi đến với hội thảo sẽ nhận được những kiến thức, kinh nghiệm và trải nghiệm sâu rộng về lĩnh vực mà họ quan tâm.

Hội thảo quốc tế là hình thức với quy mô lớn, quy tụ khách mời tham dự từ khắp nơi trên thế giới. Với các chuyên gia, diễn giả, khách mời ở cấp độ quốc tế, đây là cơ hội để khách mời trao đổi, học tập những kiến thức mới trên toàn cầu.

Hiện nay, sự đa dạng trong các hình thức tổ chức hội thảo là một điều rất tích cực, cho phép các đơn vị tổ chức linh hoạt lựa chọn phương thức phù hợp nhất với mục đích và đối tượng khách mời của hội thảo. Dưới đây là một số hình thức tổ chức hội thảo phổ biến và linh hoạt.

Hội thảo trực tiếp là hình thức hội thảo truyền thống được áp dụng từ lâu nay. Trong một buổi hội thảo trực tiếp, người tham dự sẽ gặp gỡ, giao lưu và thảo luận tại một địa điểm nhất định. Hình thức này đem đến sự tương tác ở mức độ cao nhất giữa người tham dự và diễn giả.

Hình thức hội thảo trực tuyến là hình thức mới phổ biến tại Việt Nam trong khoảng 5 năm trở lại đây, kể từ khi dịch Covid-19 xuất hiện và gây ảnh hưởng lớn tới cuộc sống của con người. Hình thức này có những ưu điểm vượt trội, đặc biệt phù hợp với thời điểm phải cách ly do dịch bệnh bởi người tham dự chỉ cần sử dụng các thiết bị thông minh như máy tính, laptop, điện thoại,… có kết nối internet là có thể tham gia hội thảo dù đang ở bất cứ đâu.

Đây là hình thức kết hợp giữa trực tiếp và trực tuyến. Người tham dự có thể lựa chọn hình thức tham dự phù hợp với điều kiện của mình. Hình thức này đem sự thuận tiện cho khách tham dự bởi tính linh hoạt của nó. Nếu như khách mời có nhu cầu tham dự trực tiếp, họ có thể đến địa điểm tổ chức sự kiện và nếu khách mời không thể đến tận nơi, họ có thể lựa chọn tham gia trực tuyến.

Tổng kết nghiệm thu hội thảo

Sau hội thảo, BTC có thể thu thập các ý kiến đóng góp của khách mời tham dự để rút kinh nghiệm cho các hội thảo tiếp theo. Kết quả đạt được của hội thảo cần được so sánh với mục tiêu ban đầu đặt ra để đánh giá xem liệu hội thảo có diễn ra thành công và hiệu quả hay không.

Sau buổi hội thảo, nhằm phục vụ cho công tác đánh giá hiệu quả, đơn vị tổ chức cần thu thập phản hồi của khách mời về hội thảo bằng các phương pháp như phát phiếu khảo sát, phỏng vấn trực tiếp, theo dõi tương tác của khách mời thông qua các trang mạng xã hội.

Để đánh giá xem buổi hội thảo có thành công hay không, đơn vị tổ chức cần dựa trên những kết quả thu được trên thực tế và so sánh với mục tiêu ban đầu đã đề ra. Các mục tiêu có thể bao gồm việc đạt được mức độ tham gia từ khán giả, chất lượng của các buổi thuyết trình, hoặc mức độ tương tác trong các hoạt động.

Sau mỗi buổi hội thảo, đơn vị tổ chức sẽ rút ra được cho mình những kinh nghiệm cho những sự kiện sau.  Xem xét mức độ phù hợp giữa mục tiêu và kết quả, cũng như xem xét những điểm mạnh và điểm yếu của sự kiện và đề xuất cái tiến dựa trên đánh giá, đề xuất các biện pháp cải tiến cho các lần tổ chức hội thảo tương lai. Các cải tiến có thể bao gồm việc điều chỉnh mục tiêu, cải thiện tổ chức, hoặc thay đổi cách tiếp cận và tương tác với khán giả.

Linh hoạt trong quá trình tổ chức hội thảo

Trong quá trình tổ chức sự kiện, linh hoạt là một yếu tố không thể thiếu để đảm bảo rằng mọi thách thức và thay đổi đều được xử lý một cách hiệu quả và mượt mà. Sự linh hoạt không chỉ là việc sẵn sàng thích nghi với các tình huống không mong muốn, mà còn là việc tạo điều kiện cho sự sáng tạo và phản hồi linh hoạt từ các bên liên quan. Tổ chức một hội thảo chuyên nghiệp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và quản lý tổ chức chặt chẽ. Điều quan trọng là duy trì sự linh hoạt và sẵn sàng ứng phó với bất kỳ thay đổi nào trong quá trình diễn ra sự kiện.

Chuẩn bị chu đáo công tác hậu cần, tổ chức, an ninh

Ban tổ chức cũng cần đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện, bao gồm các vấn đề kỹ thuật, an ninh và y tế. Sau khi hội thảo kết thúc, công tác hậu cần bao gồm việc thu dọn và vệ sinh khu vực diễn ra sự kiện, đảm bảo rằng không còn dấu vết của sự kiện để bảo vệ môi trường và duy trì uy tín của tổ chức.

Tuân thủ tốt công tác phòng cháy chữa cháy

Đối với mọi sự kiện nói chung và các hội thảo nói riêng, việc đảm bảo tuân thủ công tác phòng cháy chữa cháy là yếu tố tiên quyết để quyết định xem hội thảo có thể diễn ra được hay không. Đơn vị tổ chức cần trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết, trang bị cho nhân viên và nhân viên hướng dẫn cách sử dụng các thiết bị phòng cháy chữa cháy và biện pháp an toàn trong trường hợp khẩn cấp.

Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp từ A-Z

Tổ chức một hội thảo chuyên nghiệp không chỉ là việc tạo ra một sự kiện quy mô, mà còn là một cơ hội để các cá nhân/ đơn vị/ tổ chức khẳng định vị thế của mình. Để tổ chức một hội thảo chuyên nghiệp, đơn vị tổ chức có thể tham khảo quy trình sau đây

Đơn vị tổ chức cần đặt ra chủ đề cụ thể để định hình nội dung và hướng đi của hội thảo. Mục tiêu này có thể là chia sẻ kiến thức, thảo luận về các vấn đề cụ thể, tạo cơ hội networking, hoặc khám phá các giải pháp mới. Việc xác định thông điệp chính muốn truyền đạt qua hội thảo sẽ giúp đơn vị tổ chức tập trung và chắc chắn rằng mọi hoạt động trong sự kiện đều hỗ trợ cho thông điệp này vì mọi quyết định sẽ căn cứ dựa trên mục tiêu đó.

Trước khi có thể thiết kế một kế hoạch cụ thể và chi tiết cho hội thảo, đơn vị tổ chức cần có bước phác thảo sơ bộ về những nội dung có trong hội thảo. Một số thông tin cần thu thập có thể kể đến như đối tượng tham dự, xác định diễn giả và nội dung hội thảo, dự tính thời gian và địa điểm của hội thảo, đề xuất các hạng mục trang trí, lắp đặt trang thiết bị, âm thanh.

👉 Bạn nên biết: Hướng dẫn xây dựng mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chi tiết và chuyên nghiệp nhất

Chi phí dành cho mỗi hội thảo là khác nhau tùy thuộc vào tính chất của hội thảo và mức độ chi của đơn vị tổ chức. Dựa trên kế hoạch sơ bộ, đơn vị tổ chức sẽ tính toán các hạng mục cần chi tiêu và đưa ra một dự toán ngân sách dành cho toàn bộ hội thảo để xác định những chi phí sẽ dành ra cho hội thảo.

Một buổi hội thảo được tổ chức có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào sự kết hợp của các đơn vị tổ chức, cung cấp dịch vụ, vận hành. Ban tổ chức cần tìm kiếm các đơn vị phù hợp để liên kết, hợp tác nhằm tạo ra một buổi hội thảo chất lượng.

Sau khi xác định được những thông tin cần thiết và lượng ngân sách, đơn vị tổ chức sẽ xây dựng chương trình chi tiết cho hội thảo. Chương trình chi tiết của hội thảo sẽ được thể hiện trên agenda. Dưới đây là một mẫu agenda cho hội thảo mà đơn vị tổ chức có thể tham khảo:

Tên Sự Kiện: Hội Thảo về [Chủ Đề Chính]

Ngày và Thời Gian: [Ngày], [Thời Gian]

08:30 – 09:00: Đăng Ký và Tiếp Nhận khách mời

09:00 – 09:15: Lời Chào Mừng từ Ban Tổ Chức

09:15 – 10:00: Phần trình bày của diễn giả: “Tầm Quan Trọng của [Chủ Đề Chính] trong [Lĩnh Vực]”

10:00 – 10:45: Thảo luận và hỏi đáp với diễn giả: “Thách Thức và Cơ Hội trong [Chủ Đề Chính]”

10:45 – 11:00: Lời cảm ơn và Giới Thiệu Đối Tác

11:00 – 12:30: Nghỉ ngơi và ăn trưa

12:30 – 13:15: Workshop: “Cách Áp Dụng [Chủ Đề Chính] vào Thực Tiễn”

13:15 – 14:00: Thảo Luận Nhóm: “Giải Pháp cho Các Vấn Đề Cụ Thể trong [Chủ Đề Chính]”

14:00 – 14:30: Tóm Tắt và Kết Luận từ Ban Tổ Chức

14:30 – 15:00: Networking cuối sự kiện và Chia Tay

Đơn vị tổ chức cần có sự chuẩn bị và tổ chức nội dung cho các phần của hội thảo, trong đó bao gồm các bài diễn thuyết của khách mời, script của MC, các hoạt động tương tác hỏi đáp.

Lập kế hoạch truyền thông là một bước rất quan trọng để hội thảo được phủ sóng tới nhiều người hơn, có độ lan tỏa tốt hơn. Để hội thảo dược đón nhận tích cực, đơn vị tổ chức lựa chọn phương án truyền thông phù hợp. Các nền tảng hữu ích để đơn vị tổ chức có thể truyền bá về hội thảo có thể kể đến các trang báo chí chính thống và truyền hình; các trang mạng xã hội như Facebook, Tiktok,..; đặt các điểm quảng cáo trực tiếp tại các khu vực có tệp khách mời mục tiêu.

Liên hệ với diễn giả là một bước quan trọng trong việc chuẩn bị cho hội thảo. Quá trình này thường bao gồm các giai đoạn như mời, xác nhận và cung cấp thông tin chi tiết về hội thảo. Đơn vị tổ chức trước hết cần liên lạc với diễn giả để gửi lời mời, cần nêu rõ mục đích của hội thảo, thời gian, địa điểm và các chi tiết khác. Sau khi nhận được thư mời, diễn giả sẽ phản hồi lại và nếu xác nhận tham gia, BTC cần cung cấp mọi thông tin cần thiết như chủ đề của buổi thuyết trình, thời gian diễn thuyết, yêu cầu kỹ thuật (nếu có), và bất kỳ hướng dẫn hoặc hỗ trợ nào khác cho diễn giả

Trước khi diễn ra hội thảo, các đơn vị tổ chức cần phải đảm bảo chuẩn bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để vận hành sự kiện và đem lại những trải nghiệm tốt nhất cho người tham dự. Một số thiết bị thường xuất hiện trong các hội thảo bao gồm màn hình, máy chiếu, micro, loa. Những thiết bị này thường được cung cấp bởi nơi cho thuê địa điểm tổ chức, tuy nhiên, đơn vị tổ chức nên kiểm tra kĩ xem chất lượng và số lượng thiết bị có đảm bảo với nhu cầu của hội thảo không.

Đơn vị tổ chức cần chú ý chuẩn bị nước uống cho diễn giả và khách mời tham dự. Bên cạnh đó, nếu như có cung cấp teabreak, ban tổ chức nên kiểm soát thật kĩ số lượng và chất lượng các suất ăn nhẹ xem có đầy đủ đáp ứng nhu cầu của khách tham dự hội thảo không.

Để tạo sự thuận tiện và hiệu quả cho tất cả khách mời tham dự, BTC cần tạo danh sách khách mời tham dự để kiểm soát quy mô hội thảo, từ đó sắp xếp các vị trí ngồi và các khu vực khác nhau để khách mời và diễn giả dễ dàng tiếp cận và tương tác với nhau. Đơn vị tổ chức cần đảm bảo rằng mọi người đều có tầm nhìn tốt đến diễn giả và các trang thiết bị trình chiếu. Tránh các chỗ ngồi có chướng ngại vật gây cản trở tầm nhìn và đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội tham gia vào các buổi thảo luận và hoạt động.

BTC cần đảm bảo luôn có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp để hỗ trợ khách mời trong suốt quá trình tham dự hội thảo. Đội ngữ nhân viên tiếp đón, nhân viên kĩ thuật, nhân viên phục vụ, nhân viên an ninh cần được tuyển chọn kĩ càng để đem lại những trải nghiệm tốt nhất cho cả diễn giả lẫn người tham dự.

Các hoạt động tương tác trong hội thảo là một trong những yếu tố quan trọng góp phần giúp buổi hội thảo trở nên hấp dẫn. BTC có thể tổ chức các phiên thảo luận nhỏ, các phần hỏi đáp để khán giả có thể bày tỏ những ý kiến cá nhân, những thắc mắc cần được giải đáp. Ngoài ra, BTC có thể cung cấp không gian triển lãm, giải trí để khuấy động tinh thần buổi hội thảo

Đơn vị tổ chức cần bố trí nhân sự tiếp đón, hướng dẫn khách đến tham dự check in và tìm được vị trí ngồi phù hợp. Đội ngũ tiếp đón cần cung cấp thông tin chi tiết về chương trình hội thảo, thời gian, địa điểm và bất kỳ hướng dẫn nào khác cần thiết để giúp khách tham dự cảm thấy thoải mái khi tham dự hội thảo.

Đơn vị tổ chức mở đầu hội thảo bằng phần giới thiệu ngắn gọn về mục tiêu và lợi ích của hội thảo, cũng như những thông tin cơ bản về tổ chức và chương trình. Sau phần mở đầu, diễn giả sẽ chia sẻ về nội dung chuyên môn của hội thảo. Quá trình diễn ra hội thảo cần được theo sát kĩ từng giai đoạn để đảm bảo chương trình diễn ra theo đúng kế hoạch. Đơn vị tổ chức cần chú ý quản lý thời gian để mỗi phần của sự kiện đều có đủ thời gian.

Đơn vị tổ chức cần tổ chức các hoạt động tương tác, trải nghiệm để tạo bầu không khí thoải mái nhất cho diễn giả và khách mời tham dự. Tổ chức các hoạt động bên lề trong hội thảo không chỉ làm phong phú thêm chương trình mà còn tạo ra một không gian tương tác và học hỏi tích cực cho tất cả những người tham dự.

Kết thúc hội thảo là cơ hội để đơn vị tổ chức tạo ấn tượng cuối cùng với khán giả. BTC có thể bắt đầu bằng việc chân thành cảm ơn tất cả các tham dự viên, diễn giả và nhân viên đã tham gia và đóng góp vào sự thành công của hội thảo, sau đó tóm tắt những điểm chính và những thông điệp quan trọng mà hội thảo đã truyền đạt và cuối cùng là cung cấp thông tin về các tài liệu có liên quan cho các khách mời. Điều này giúp mở rộng cơ hội học hỏi và tiếp tục trao đổi thông tin và ghi điểm trong lòng khách mời sau khi hội thảo kết thúc.